راهنمای کامل بخش اتوماسیون در تسکام
راهنمای کامل بخش اتوماسیون در سامانه تسکام
بخش اتوماسیون در تسکام برای مدیریت فعالیت‌ها و وظایفی طراحی شده است که به‌صورت تکرارشونده در یک مجموعه انجام می‌شوند. اگر در سازمان یا تیم شما فعالیت‌هایی وجود دارد که باید به‌صورت منظم، در زمان مشخص یا برای افراد مشخص ایجاد شوند، می‌توانید از قابلیت اتوماسیون برای ساختارمند کردن این فرآیندها استفاده کنید.
به‌جای اینکه یک وظیفه تکراری هر بار به‌صورت دستی ایجاد شود، می‌توان اطلاعات و شرایط مربوط به آن را از قبل مشخص کرد تا فرآیند مدیریت آن ساده‌تر، منظم‌تر و قابل پیگیری باشد.
در این راهنما تمام قسمت‌های صفحه اصلی اتوماسیون تسکام و کاربرد هر یک را بررسی می‌کنیم.
ورود به بخش اتوماسیون
پس از ورود به سامانه تسکام و انتخاب بخش اتوماسیون، صفحه اصلی این قسمت نمایش داده می‌شود.
در قسمت بالای صفحه عنوان «اتوماسیون» قرار گرفته و در زیر آن توضیح کوتاهی با مضمون ساخت خودکار وظایف تکرارشونده، دقیق و قابل پیگیری نمایش داده می‌شود.
این توضیح هدف اصلی قابلیت اتوماسیون را مشخص می‌کند؛ یعنی ایجاد ساختاری مشخص برای فعالیت‌هایی که نیاز به تکرار و پیگیری دارند.
دکمه ساخت بازو
در قسمت بالای صفحه دکمه «ساخت بازو» قرار گرفته است.
این گزینه برای ایجاد یک اتوماسیون جدید استفاده می‌شود.
اگر قصد دارید یک فرآیند تکرارشونده جدید در سیستم تعریف کنید، می‌توانید با انتخاب این دکمه وارد صفحه ساخت اتوماسیون شوید.
علامت مثبت کنار این گزینه نیز نشان می‌دهد که از طریق این دکمه یک مورد جدید به سیستم اضافه خواهد شد.
ظرفیت اتوماسیون در پلن
در زیر دکمه ساخت بازو، تعداد اتوماسیون‌های استفاده‌شده نسبت به ظرفیت پلن نمایش داده می‌شود.
برای مثال در تصویر عبارت:
۰ از ۳ اتوماسیون پلن استفاده شده
دیده می‌شود.
این عدد به شما نشان می‌دهد چند اتوماسیون ایجاد کرده‌اید و چه مقدار از ظرفیت حساب شما همچنان باقی مانده است.
اگر پلن شما اجازه ساخت سه اتوماسیون را داشته باشد و هنوز هیچ موردی ایجاد نکرده باشید، مقدار صفر از سه نمایش داده خواهد شد.
با ایجاد بازوهای جدید، عدد استفاده‌شده افزایش پیدا می‌کند.
همه اتوماسیون‌ها
گزینه «همه اتوماسیون‌ها» محل مشاهده و مدیریت اتوماسیون‌هایی است که در مجموعه ایجاد شده‌اند.
بعد از ساخت بازوهای مختلف، می‌توانید از این قسمت به فهرست آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
این بخش را می‌توان صفحه اصلی مدیریت اتوماسیون‌ها در نظر گرفت.
زمانی که هنوز اتوماسیونی وجود ندارد
اگر برای اولین بار وارد این قسمت شده باشید و هنوز هیچ اتوماسیونی ایجاد نکرده باشید، پیام:
هنوز اتوماسیونی ساخته نشده است
نمایش داده می‌شود.
مشاهده این پیام به معنی وجود خطا در سامانه نیست و فقط نشان می‌دهد هیچ بازویی در مجموعه فعلی ایجاد نشده است.
دکمه ساخت اولین اتوماسیون
در صفحه‌ای که هنوز هیچ اتوماسیونی ندارد، دکمه «ساخت اولین اتوماسیون» نمایش داده می‌شود.
با انتخاب این گزینه مستقیماً وارد بخش ساخت بازو خواهید شد.
این قابلیت باعث می‌شود کاربر جدید بدون نیاز به جستجو در قسمت‌های مختلف، بتواند اولین اتوماسیون خود را ایجاد کند.
تفاوت ساخت بازو و ساخت اولین اتوماسیون
هر دو گزینه برای ایجاد اتوماسیون جدید استفاده می‌شوند.
«ساخت اولین اتوماسیون» زمانی نمایش داده می‌شود که هنوز هیچ اتوماسیونی در سیستم وجود نداشته باشد.
اما دکمه «ساخت بازو» در قسمت بالای صفحه قرار دارد و برای ایجاد بازوهای بعدی نیز قابل استفاده است.
گزارش اجراها
قسمت «گزارش اجراها» برای مشاهده سوابق مربوط به اجرای اتوماسیون‌ها در نظر گرفته شده است.
بعد از اینکه یک بازو ایجاد و اجرا شود، بررسی عملکرد آن اهمیت پیدا می‌کند.
از طریق این بخش می‌توانید وضعیت اجراهای ثبت‌شده را بررسی کنید.
اگر تاکنون هیچ اجرایی انجام نشده باشد، اطلاعاتی در این قسمت نمایش داده نخواهد شد.
تنظیمات اتوماسیون
قسمت «تنظیمات اتوماسیون» برای دسترسی به تنظیمات مدیریتی مرتبط با این قابلیت در نظر گرفته شده است.
کاربرانی که دسترسی لازم را دارند می‌توانند از این قسمت برای مدیریت تنظیمات مرتبط استفاده کنند.
بهتر است تغییرات این بخش توسط کاربرانی انجام شود که با ساختار اتوماسیون‌های مجموعه آشنایی کافی دارند.
چه زمانی از اتوماسیون استفاده کنیم؟
اتوماسیون زمانی کاربرد بیشتری دارد که یک فعالیت دائماً با ساختار مشابه تکرار شود.
برای مثال ممکن است لازم باشد هر روز، هر هفته یا در زمان مشخصی یک وظیفه برای اعضای تیم ایجاد شود.
انجام دستی چنین کاری علاوه بر صرف زمان، احتمال فراموشی یا اشتباه را نیز افزایش می‌دهد.
در این شرایط می‌توان با استفاده از اتوماسیون، فرآیند را از قبل تعریف و مدیریت کرد.
قبل از ساخت اتوماسیون چه چیزهایی را مشخص کنیم؟
قبل از ایجاد یک بازوی جدید بهتر است مشخص کنید اتوماسیون دقیقاً برای چه کاری ساخته می‌شود.
عنوان وظیفه، افراد مسئول، پروژه مرتبط، زمان اجرا، مهلت انجام و نحوه تکرار از جمله مواردی هستند که بهتر است قبل از شروع مشخص شوند.
هرچه هدف اتوماسیون واضح‌تر باشد، تنظیم آن نیز ساده‌تر خواهد بود.
جمع‌بندی
بخش اتوماسیون تسکام برای مدیریت و سازمان‌دهی وظایف و فعالیت‌های تکرارشونده طراحی شده است.
از صفحه اصلی این بخش می‌توانید اتوماسیون‌های موجود را مشاهده کنید، یک بازوی جدید بسازید، ظرفیت پلن را بررسی کنید و به گزارش اجراها و تنظیمات دسترسی داشته باشید.
اگر هنوز هیچ اتوماسیونی ایجاد نکرده باشید، گزینه «ساخت اولین اتوماسیون» در اختیار شما قرار می‌گیرد تا بتوانید فرآیند ایجاد اولین بازو را آغاز کنید.